Medarbejderdokumenter: sådan skaber du overblik og sikker opbevaring

Ansættelseskontrakter, tillæg og løndokumenter indeholder oplysninger, som ikke bør ligge spredt i indbakker og fællesdrev. En fast struktur gør det lettere at finde den gældende version og begrænse adgangen til de personer, der har brug for den.

Lav en struktur, der holder

• Saml dokumenter under den relevante medarbejder og dokumenttype.
• Brug entydige filnavne med dokumenttype og dato.
• Markér hvilken version der er gældende, når et dokument bliver erstattet.
• Gennemgå adgang og slettefrister med jævne mellemrum.

Behandl medarbejderdokumenter som personoplysninger: indsaml kun det, I har et formål med, begræns adgangen, og fastlæg hvor længe materialet skal gemmes. Regler om opbevaring afhænger af dokumenttypen og jeres forpligtelser, så brug jeres databeskyttelsesrådgiver eller juridiske rådgiver, hvis fristerne er uklare.